Kvazar.cloud: Így költöztettük át home office-ba a cégünket egy nap alatt!

A távmunkára való átállás összetett folyamat, de a produktivitás otthonról is fenntartható, ha a vezetőség a megfelelő döntéseket hozza, és hatékonyan vonja be a munkavállalókat az átalakulási folyamatba. Esettanulmány a Kvazar.cloud példáján keresztül.

Habár a távmunka gyakorlata nem volt idegen a vállalati kultúránkban, mivel felhőszolgáltatásokat közvetítő cégként alapos ismeretekkel rendelkezünk róla, a koronavírus hozta speciális helyzet mégis nem várt transzformációs lépéseket kívánt meg szervezetünk életében. A személyes meetingek és ügyféltalálkozók szerves részét képezték a mindennapjainknak, de a kollégáink is élhettek az otthoni munka lehetőségével.

Már jóval a Kormány bejelentése előtt elkezdtünk dolgozni a távmunkára történő átálláson. Ehhez nulladik lépésként felmértük az eszközállományt, illetve megbizonyosodtunk arról, hogy az összes, munkavégzésünket támogató szoftverhez/alkalmazáshoz hozzáférnek-e a távolról dolgozó kollégák, a jogosultságok rendben vannak-e. Mivel évek óta a felhőben élünk, ez valójában csak egy biztonsági ellenőrzés, de azért erősen javasolt lefuttatni.

Az egész cég Office 365 csomagot használ, és az utóbbi fél évben az ebben elérhető Microsoft Teams alkalmazás lett az első számú belső kommunikációs és csapatmunka eszközünk, szoftverszinten nem volt szükség átfogó változtatásra.

Szerencsére a biztonság tekintetében sem kellett tüzet oltanunk: vállalati adatainkat, informatikai rendszerünket évek óta a legmodernebb, felhős adatbiztonsági megoldások védik. A Panda Security Hungary-nek köszönhetően nem kell tartanunk a zsarolóvírusoktól, valamint a rendszerfelügyeleti megoldásukkal azonnal értesülhetünk róla, ha mégis valamilyen támadás vagy nem várt esemény érne minket.

Az eszközfelmérés után összeállt a menedzselt otthoni munkavégzésre vonatkozó akcióterv, amit egy részletes tájékoztató keretében mutattunk be a kollégáknak. Fontos kiemelni: ezt nem egy egyirányú kommunikációs környezetben tettük meg, hanem arra ösztönöztük munkavállalóinkat, hogy minden gyakorlati kérdésüket tegyék fel a témával kapcsolatosan. A menedzsment döntése pénteken született meg, a kollégákat a hétfői rendkívüli meetingen tájékoztattuk, így néhány kolléga már aznap, a teljes cég kedden – az operatív ügyeleten kívül – otthonról kezdte meg a munkát.

Az akcióterv az alábbi pontokat tartalmazta:

·       A pozitív hangulat megteremtése, fenntartása motiváló üzenetekkel

·       A távmunka bevezetésének indoklása, a célok és alapelvek ismertetése (a kollégák egészségének megóvása, az üzletmenet folytonosságának fenntartása)

·       Az átállási forgatókönyv ismertetése (az életbe lépés dátuma, az irodaházba való bejutás szabályozása, a kommunikáció időzítése, támogatás, ellenőrzés, visszamérés)

·       A menedzselt távmunka bemutatása (pl. napi többszöri csapatmeeting online, heti egyszeri céges bejelentkezés online, egységes feladat- és projektmenedzsment-eszközök, kommunikációs csatornák kijelölése)

·       Operatív ügyelet a székházban (postai küldemények kezelése, irodaház fertőtlenítése, takarítása)

·       Otthoni munkavégzési tippek megosztása a hatékonyság és motiváció fenntartására (bekapcsolt kamera, öltözz fel úgy, mintha munkába mennél, alakíts ki munkakörnyezetet, tarts pihenőket, törekedj a kapcsolattartásra a kollégákkal, stb.)

·       A csapatszellem és motiváció fenntartása, közös Teams csatornák létrehozásával

·       „Az üzlet megy tovább” jelmondat bevezetése, mellyel azt szimbolizáljuk, hogy minden ugyanúgy működik, csak ahol eddig személyes kontaktus volt, azt online formában tartjuk meg

Ez így leírva, összegyűjtve remekül mutat, de vajon a gyakorlatban is működött? A válasz egy határozott igen. Az elmúlt hetekben a céges hatékonyságunk nemhogy csökkent, hanem bizonyos területeken még fejlődést is mutatott. Ehhez persze át kellett mennünk néhány nem várt akadályon. Tanulságos tapasztalat volt például, hogy elsőre nem mindenki érezte magát komfortosan a home office műfajában.

Egyéni élethelyzet, vagy egyszerűen csak lelki beállítottság miatt először több kolléga tartott a helyzettől, mert szükségük volt a napi szintű bejárásra, a folyamatos szociális kapcsolatokra. Fontos lecke tehát, hogy ha bármely cégben ilyen típusú munkavállalók dolgoznak, érdemes rájuk külön figyelmet fordítania a vezetőnek ebben az időszakban.

Jól működik a napi három csapatbejelentkezés is. Megadja a szükséges keretet, a nap ritmusát, és a gyakori kapcsolat fenntartja a csapategységet. A tartós home office-ban jön rá igazán az ember, hogy a megfelelő eszközrendszer nemcsak a laptopot és a fejhallgatót jelenti. Több kolléga is jelezte, hogy a fájós dereka, háta akadályozza a munkavégzésben. A vezetőség ezért úgy döntött, hogy aki kéri, annak a cég kiszállítja az irodai székét. Ha lehetősége van a vállalatnak, érdemes tehát a kollégák otthoni munkakörnyezetét is kényelmesebbé tenni.

Egy vállalaton belüli kommunikáció sok irányú lehet mind a szakmai tárgyalások, mind a kollégák közötti csevegés szintjén. Ez távmunkában is megoldható, például a tematikus Teams csatornákkal: általános csoport a közérdekű infóknak; technikai hiba csoport fennakadások kezelésére, sőt, van egy lazább, „get together” csoportunk is, ahol vicces képeket, sztorikat lehet megosztani a home office létről, például edzős videók formájában.

A napi három egységmeeting mellett hetente tartunk virtuális céges találkozót is, ahol rövid tájékoztató után mindenki beszámol a saját élményeiről, örömeiről, nehézségeiről. Ezt az alkalmat közös interaktív játékokkal is feldobjuk, hogy legalább részben tudjuk pótolni a normál munka során megszokott közös nevetéseket, programokat. Sok kolléga munkaidő után is együtt kapcsolódik ki, csak most nem a belvárosban, hanem a Teams felületén keresztül borozgatnak, beszélgetnek esténként.

Nálunk ez egy nagyon intenzív időszak, hiszen rengeteg vállalkozás állt át home office-ra, amihez felhős informatikai megoldásokra van szükség, és ezt partnerkiszolgálási, értékesítési- és marketing oldalon is érezzük. Ami mindenképpen pozitív, hogy két hét távmunka után egyáltalán nem csökkent a hatékonyságunk: minden szervezeti egység gördülékenyen, hatékonyan működik, folyamatos a kommunikáció, és a számok is azt mutatják, hogy sikeresnek mondhatjuk az átállást.

Persze, mindig van hová fejlődni. A legnagyobb kihívást most a különböző szervezeti egységekben dolgozó kollégák összekapcsolása jelenti. A csapatokon belül kiváló az összhang, és arra törekszünk, hogy szélesebb körben, a cég egészére ki tudjuk terjeszteni ezt a jó hangulatú „szociális hálót”.

Eddig is tudtuk, de most a saját bőrünkön is tapasztaljuk, hogy a technológia csak eszköz, és mi magunk töltjük meg élettel. Az átállás akkor lehet sikeres, ha menedzselt módon, szervezetten és tudatosan működik, miközben nemcsak a munkára, hanem az emberekre is figyelünk. Eközben ne feledkezzünk meg az alapvető adatbiztonsági lépésekről sem, hiszen a home office csak így működhet megbízhatóan.

Önnek ajánljuk